Datenschutzerklärung

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

Wilhelm Meister
Helferdesk (Einzelunternehmen)
Waldenburger Str. 9a
28832 Achim
E-Mail: info@helferdesk.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht erforderlich, weil weniger als 20 Personen ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 BDSG).

Helferdesk ist eine Software für Alltagshilfe-Anbieter. Wir verarbeiten dabei zwei Arten von Daten — jeweils mit unterschiedlicher Rolle:

Beim Aufruf von helferdesk.de übermittelt dein Browser automatisch Daten, die wir in Server-Logs speichern:

• IP-Adresse (anonymisiert nach 7 Tagen)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene URL und Referrer-URL
• Browser-Typ und -Version, Betriebssystem
• Übertragene Datenmenge und HTTP-Status-Code

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem stabilen, sicheren Betrieb).
Speicherdauer: 30 Tage, danach automatische Löschung.

Wenn du einen Account anlegst, erheben wir:

• E-Mail-Adresse (für Login per Magic-Link)
• Name der Organisation (Anbieter)
• Beim Bezahltarif: Rechnungsadresse und Zahlungsdaten (siehe § 7)
• Bei aktiver Nutzung: die Daten, die du selbst eingibst (Kunden, Helfer, Einsätze) — diese sind reine Auftragsverarbeitung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Speicherdauer: Für die Dauer der Nutzung. Bei Kündigung: 90 Tage Aufbewahrung (Reaktivierungs-Fenster), danach unwiderrufliche Löschung — mit Ausnahme gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z. B. Rechnungen, 10 Jahre nach § 147 AO).

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies — kein Tracking, kein Marketing, kein Re-Targeting, keine Drittanbieter-Skripte.

• Auth-Session-Cookie (Supabase): hält dich eingeloggt. Läuft nach Inaktivität ab.
• Active-Org-Cookie: speichert, welche Organisation du gerade verwaltest (relevant, wenn du in mehreren Organisationen Mitglied bist).

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG — für den Betrieb zwingend erforderlich, daher kein Einwilligungs- Banner nötig.

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein. Mit allen besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO:

Eine darüber hinausgehende Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn du ausdrücklich einwilligst oder eine gesetzliche Verpflichtung dazu besteht (z. B. behördliche Anordnung).

Helferdesk ist ein Abo-Dienst mit einer 30-tägigen kostenlosen Testphase. Danach stehen die Tarife „Solo“, „Mini“ und „Team“ zur Auswahl. Beim Abschluss eines kostenpflichtigen Abos werden die Zahlungsdaten über unseren Zahlungsdienstleister Stripe abgewickelt. Wir selbst speichern keine vollständigen Kreditkarten- oder Bankdaten.

Im internen Cockpit zeigen wir Adressen von Betreuten, Helfern und Einsätzen auf einer Karte an. Wir nutzen dafür bewusst OpenStreetMap und nicht Google Maps — es werden keine Werbe-Cookies gesetzt und es findet keine Übermittlung in die USA statt.

Empfänger: OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich. Die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für das Vereinigte Königreich. Datenschutz: osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Standort-Anzeige für eine effiziente Einsatzplanung). Soweit Adressdaten deiner Betreuten betroffen sind, erfolgt die Verarbeitung im Rahmen der Auftragsverarbeitung (Abschnitt 2).
Speicherdauer: Die berechneten Koordinaten werden für die Dauer der Nutzung gespeichert und mit dem zugehörigen Datensatz gelöscht.

Dir stehen folgende Rechte zu — wir helfen gerne dabei:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): welche Daten wir über dich gespeichert haben
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): unrichtige Daten korrigieren lassen
• Löschung (Art. 17 DSGVO): „Recht auf Vergessenwerden“
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Verarbeitung einschränken
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): strukturierter Export deiner Daten (geht direkt in der App unter Einstellungen per Klick als CSV-Paket im ZIP-Format)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen
• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — soweit eine Verarbeitung darauf basiert

Schreibe einfach an info@helferdesk.de. Wir antworten in der Regel innerhalb von 7 Tagen, spätestens innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat.

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren — typischerweise in deinem Bundesland.

Für uns als Anbieter mit Sitz in Niedersachsen ist zuständig:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover
lfd.niedersachsen.de

Wir setzen folgende Maßnahmen ein, um deine Daten und die deiner Klienten zu schützen:

• Transport-Verschlüsselung: Alle Verbindungen laufen ausschließlich über HTTPS (TLS 1.3)
• Verschlüsselung at rest: Datenbank und Backups sind AES-256-verschlüsselt (Supabase / AWS RDS)
• Mandantentrennung: Strikte Row-Level-Security in der Datenbank — kein Anbieter kann Daten eines anderen sehen
• Audit-Log: Sicherheitsrelevante Aktionen werden protokolliert
• Backups: Tägliche automatische Backups, 30 Tage Aufbewahrung
• Zugriffskontrolle: Nur authentifizierte Nutzer mit gültiger Rolle haben Zugriff
• Datensparsamkeit: Wir erheben keine Tracking-Daten, kein A/B-Testing, keine Marketing-Cookies

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich rechtliche Anforderungen oder unsere Datenverarbeitung ändern. Die jeweils aktuelle Version ist immer unter dieser URL abrufbar. Wesentliche Änderungen kündigen wir per E-Mail an.